1. Définissez tout d’abord le cadre et le but de votre réunion commerciale
Dites à vos collaborateurs dans un e-mail que la réunion sera dans tel lieu, à tel heure, pour traiter du plan de développement commercial. Prévenez-les du nombre de personnes et du type d’échange, afin qu’ils puissent s’organiser en conséquence (s’agit-il d’un rapport plutôt hiérarchique en présence des chefs de l’entreprise ou bien d’un rapport plutôt horizontal où toute prise de parole et partage d’idée est la bienvenue ?).
2. Demandez à l’ensemble de vos commerciaux de participer
Afin d’assurer une bonne dynamique de groupe, il faut bien répartir la parole. Initiez d’abord, si le nombre le permet, un rapide tour de table afin que tous puissent situer les participants de la réunion. A partir de ces présentations personnelles, vous pouvez déjà voir ou apercevoir ceux qui sont plutôt en retrait et ceux qui au contraire ont tendance à monopoliser la parole. N’hésitez pas à aller chercher les plus réservés en leur posant des questions sur le sujet : « et vous, à la lumière de vos responsabilités et de votre poste au sein de l’entreprise, comment imagineriez vous le plan de développement commercial de demain ? » Il est très important de rendre les réunions fluides, bienveillantes et interactives, où tout le monde peut donner son avis et partager son point de vue. L’écueil à éviter est le monopole de la parole par deux ou trois individus !
3. Concentrez votre animation de réunion sur l’essentiel !
Commencez la réunion commerciale par un rappel des fondamentaux du sujet : pourquoi êtes-vous tous réunis aujourd’hui ? De quoi allez-vous parler ? Pourquoi est-ce important pour la société, pour eux ? Entrez sans plus tarder, après le tour de table et les présentations, dans le vif du sujet, en présentant les sujets les plus sensibles et les plus délicats. Dans ce cas précis, commencez directement par évoquer le plan de d’action commercial : c’est en effet au début de la réunion que la concentration est au plus haut, et que vous obtiendrez le plus d’attention de la part de vos collaborateurs. Les sujets peuvent donc aller en ordre décroissant jusqu’à la fin de la réunion.
4. Soyez brefs et concis dans votre conclusion :
Evitez vraiment de rallonger votre réunion. La concentration sera perdue, un petit brouhaha se fera peut-être entendre. Récapitulez les objectifs de la réunion, mettez en valeurs les solutions évoquées ensemble, et les points non élucidés à remettre à une prochaine réunion. Cela sera un bon résumé de la situation actuelle avec une vraie dynamique de travail de groupe !
